Das neue nachweisgesetz

03 July 2022

Das mit dem Bundesgesetzblatt für die Bundesverfassungsgesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1157 eingeführte Nachweisgesetz (NachwG) markiert einen fundamentalen Wandel in der deutschen Arbeitsrechtstradition. Es zielt darauf ab, die bisherigen Lücken bei der Nachweispflicht der Arbeitgeber für die Vergütung und die Arbeitszeit zu schließen und die Rechte der Arbeitnehmer transparent und ermittelbar zu gestalten. Für Kanzlei Franz bedeutet dies eine dringende Anpassung der täglichen Praxis im Arbeitsrecht, insbesondere im Bereich der Individualverträge und der Personalabteilungen, um die neuen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die Einführung einer umfassenden Nachweispflicht

Bisher war die rechtliche Situation in Deutschland durch eine komplexe Mischung aus gesetzlichen Vorschriften und freiwilligen Vereinbarungen geprägt, die oft zu unklaren Zuständen führten. Das Nachweisgesetz schafft nun eine klare, gesetzliche Basis, die die Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Informationen über die Vergütung und die Arbeitszeit auf dem Arbeitsplatz verfügbar zu machen. Dies ersetzt nicht vollständig die vorhandenen gesetzlichen Darlegungs- und Beweislastregeln, sondern ergänzt sie durch eine proaktive Informationspflicht, die bereits vor einem eventuellen Streitfall existieren muss. Die Zielsetzung ist es, Informationsdefizite zu beheben und eine faire Balance zwischen den Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu schaffen, wobei der Fokus stark auf der Transparenz der Vergütungsergebnisse liegt.

Fokus auf die Transparenz der Vergütung

Ein zentraler Baustein des neuen Gesetzes ist die detaillierte Aufschlüsselung der Vergütung, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern bereitstellen muss. Dabei geht es nicht mehr nur um das bruttolohn, sondern um eine vollständige Darstellung aller Komponenten, die das endgültige Nettoergebnis beeinflussen. Die Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer jederzeit Zugang zu einer aktuellen Aufstellung haben, die alle Entgelte, Zulagen und Abzüge transparent abbildet. Diese Transparenzspflicht gilt unabhängig vom Abschluss eines Arbeitsvertrags mit einem schriftlichen Arbeitsvertrag, da sie eine separate gesetzliche Anforderung darstellt, die unabhängig von der Vertragsform bestehen bleibt.

Die konkreten Inhalte der Vergütungsanzeige

Um diese Transparenz wirksam umzusetzen, müssen Arbeitgeber eine strukturierte und verständliche Darstellung der Vergütung bereitstellen. Folgende Aspekte sind dabei essenziell und müssen in der Nachweisdarstellung berücksichtigt werden:

Eine detaillierte Aufstellung aller festen und variablen Bezüge, einschließlich Boni und Sonderzahlungen.
Eine klare Darstellung aller Abzüge, wie beispielsweise Sozialabgaben, Steuern oder gewerbliche Abgaben.
Eine Erklärung der Berechnungsgrundlagen, die den Übergang vom Bruttobetrag zum Nettobetrag nachvollziehbar machen.
Hinweise auf eventuelle Unterschiede in der Vergütung, die sich aus der Dauer der Arbeitszeit oder anderen Faktoren ergeben.
Eine Angabe zum Zeitpunkt der Berechnung, um sicherzustellen, dass die Daten aktuell und gültig sind.

Diese Liste verdeutlicht, dass es nicht mehr ausreicht, nur den Monatslohn anzugeben. Die Gesamterscheinung der Vergütung muss für den Arbeitnehmer nachvollziehbar sein, damit er seine finanziellen Interessen schützen und sein Einkommen optimal planen kann.

Die Nachweispflicht für die Arbeitszeit

Parallel zur Vergütungspflicht wird das Nachweisgesetz auch die Arbeitszeit-Nachweispflicht weiter stärken und klarer definieren. Die gesetzlichen Mindeststandards zur Erfassung der Arbeitszeit werden durch das neue Gesetz ergänzt, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer über einen genauen Überblick über ihre Wochenarbeitszeit und deren Verteilung verfügen. Arbeitgeber müssen nun sicherstellen, dass die Arbeitszeitdaten nicht nur für die interne Buchhaltung, sondern auch für die Kontrolle durch die Arbeitnehmer und potenzielle Aufsichtsbehörden vollständig und lückenlos aufbewahrt werden. Dies umfasst auch die Dokumentation von Pausen, Überstunden und Wochenendarbeiten, um rechtliche Risiken im Bereich des Arbeitszeitrechts zu minimieren.

Praktische Umsetzung und Compliance

Für die praktische Umsetzung des Nachweisgesetzes bedeutet es für Kanzlei Franz, dass Arbeitgeber ihre bestehenden Systeme auf die neuen Anforderungen überprüfen müssen. Es reicht nicht aus, die gesetzlichen Mindestanforderungen zu erfüllen; die Nachweise müssen so organisiert sein, dass sie den gesetzlichen Vorgaben des Nachweisgesetzes entsprechen und jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Arbeitgeber sollten daher prüfen, ob ihre aktuellen Systeme die erforderlichen Daten erfassen, speichern und so aufbereiten, dass sie den neuen Anforderungen entsprechen. Eine proaktive Anpassung der Prozesse ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden und die Compliance im Arbeitsrecht sicherzustellen.

Ausblick und rechtliche Konsequenzen

Die Einführung des Nachweisgesetzes wirft neue Fragen auf, die die Rechtsprechung und die Praxis in den kommenden Monaten prägen werden. Es bleibt abzuwarten, wie die Gerichte und Behörden die neuen Vorschriften interpretieren und anwenden, insbesondere im Hinblick auf die Grenzen der Nachweispflicht und die Haftung bei Verstößen. Für Kanzlei Franz ist es daher wichtig, die Mitarbeiter und Kollegen im Bereich des Arbeitsrechts über die neuen Entwicklungen zu informieren und auf die notwendigen Anpassungen hinzuweisen. Die Einhaltung der Nachweispflichten wird zukünftig ein zentrales Element der Arbeitssicherheit und des Risikomanagements für Arbeitgeber darstellen, und Verstöße könnten zu rechtlichen Konsequenzen und Schäden führen.